#Het coronavirus: worden mijn vervangingskosten vergoed?

#Update coronavirus en bekostiging vervanging

Naar aanleiding van vragen uit het onderwijsveld over het coronavirus in relatie tot de bekostiging van vervanging heeft het Vervangingsfonds (Vf) een aantal maatregelen uitgewerkt om de onderwijssector tegemoet te komen in deze moeilijke periode.

Maatregel 1: declaratiemogelijkheid voor vervanging van een werknemer die uit voorzorg thuisblijft

Wanneer een werknemer wordt vervangen die uit voorzorg thuisblijft, vergoedt het Vf deze vervanging.

• Wijze van indienen:  via de na-declaratietool.
• Vul als reden van afwezigheid in: ziekte.
• Voeg in opmerkingenveld toe: medewerker is uit voorzorg thuisgebleven.

Aanvullende informatie voor besturen met een financiële variant:

• Voor schoolbesturen die gebruikmaken van een financiële variant is de werkwijze anders dan bovenstaand. Deze besturen kunnen de vervanging van iemand die uit voorzorg thuisblijft declareren op de reguliere wijze: via de maandelijkse gegevenslevering vanuit de PSA. Deze opgevoerde kosten tellen dan mee in het eigen risico. De betrokkene moet in de administratie als 'ziek' worden geregistreerd. 
• In tegenstelling tot eerdere berichten kunnen besturen met een financiële variant ook een declaratie indienen bij inzet van een onbevoegde op de eerste dag van afwezigheid van een leerkracht. Dit kan met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020. Voor het indienen van deze declaraties maakt u gebruik van de na-declaratietool.

Maatregel 2:  buiten werking stellen van de termijn van 8 weken bij cases

Voor sommige vervangingsdeclaraties vraagt het Vf extra informatie of aanvullende documenten op bij een schoolbestuur (de ‘cases’.) Het Vf controleert normaliter of de termijn van 8 weken voor deze cases is verstreken. Is dat het geval, dan wordt de declaratie afgewezen.

Omdat het in deze periode voor schoolbesturen niet altijd mogelijk is om de gevraagde documenten tijdig te kunnen leveren aan het Vf, wordt de termijn van 8 weken gedurende deze periode opgeschort.

Update: Deze maatregel geldt tot 1 juni 2020. Vanaf 1 juni 2020 worden, ook voor de reeds lopende cases, weer de reguliere termijnen voor het indienen van declaraties en cases Vf hervat.

Lukt het niet de gevraagde documenten tijdig te leveren dan worden de eerste cases afgewezen 8 weken na 1 juni 2020. 

Maatregel 3: indieningstermijn vervangingsdeclaraties verlengd naar 6 maanden en 5 dagen

Het Vf hanteert normaal een indieningstermijn van 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden.

In deze periode kan het voor schoolbesturen en administratiekantoren lastig zijn om hun declaraties op tijd in te dienen. Daarom wordt de indieningstermijn gedurende deze periode verlengt naar 6 maanden.

Update: Deze maatregel geldt tot 1 juni 2020. Vanaf 1 juni 2020 worden weer de reguliere termijnen voor het indienen van declaraties en cases Vf hervat.

Dit betekent dat we voor alle declaraties, ook over eerdere tijdvakken, weer de reguliere termijn hanteren vanaf 3 maanden en 5 werkdagen na 1 juni 2020. 

Maatregel 4: inzetpercentage van de vervangingspools

Schoolbesturen hebben aangegeven hun poolers niet of nauwelijks te kunnen inzetten. Dit heeft negatieve gevolgen voor het inzetpercentage van de vervangingspools.

Het inzetpercentage van de vervangingspools wordt door ons op 100% gezet in de periode waarin de corona-maatregelen voor de scholen gelden. Hierdoor ontstaan er voor de vervangingspools geen negatieve financiële gevolgen. U kunt op de gebruikelijke wijze de poolverantwoording blijven invullen.

Update: Deze maatregel geldt tot 1 juni 2020. Vanaf 1 juni 2020 wordt weer het werkelijke inzetpercentage gehanteerd (met uitzondering van de maanden december 2020 en januari 2021, daar is het inzetpercentage ook door ons op 100% gezet).